Ärende- och dokumenthanteringssystem för Sida

Biståndsmyndigheten Sida valde att tillsammans med Modul 1 införa ett system för elektronisk förvaltning, där funktioner för ärende- och dokumenthantering samt elektronisk arkivering är anpassade efter offentlighetsprincipen.  

Systemet ger kortare handläggningstider genom kunskapsdelning, bättre styrning och återvinning, vilket sänker kostnaderna och bidrar till en ökad samhällsservice.   Kärnan utgörs av ett integrerat system för ärende- och dokumenthantering. Systemet innehåller arkiv- och diariefunktioner samt integration mot MS Officepaket och baseras på Domino plattformen från IBM.  

"Detta är ett viktigt steg i vår strävan att konstant förbättra våra rutiner. Elektroniskt arkiv med ärende- och dokumenthantering underlättar handläggningen av Sidas ärenden. Det kommer att göra samarbetet enklare mellan huvudkontoret och det 20-tal kontor som vi har i Afrika, Asien och Latinamerika. Utvecklingssamarbetet med fattiga länder kräver moderna verktyg för att vara effektivt", säger Torbjörn Pettersson, avdelningschef vid Sida.  

Användargränssnittet är helt webbaserat och är utformat för att kunna användas via sattelitförbindelser med liten bandbredd. Systemets ärendehanteringsapplikation är baserad på Lotus Workflow och dokumenthantering samt arkivfunktioner utgår från standardprodukten DominoDoc. För relations- och datalagring används DB2 och Domino Extended Search (DES).  

Projektet och omfattade hela utvecklingsprocessen. Systemet samförvaltas idag av Modul 1 och Sida enligt Modul 1s metod för systemförvaltning.